Samen inkopen als opstap naar meer digitale autonomie

Pieter Legerstee werkt aan de NDS‑interventie “Bundeling Inkoopkracht.” Zijn droom: één set juridische inkoopvoorwaarden voor de hele overheid. “Dat zou een enorme boost geven aan onze digitale autonomie.” In zijn dagelijks werk is Legerstee hoofd strategisch partnerschap bij de gemeente Amsterdam en kwartiermaker G4 Slim Samen Inkopen.

Inkoop als sleutel voor digitale onafhankelijkheid

Inkoper van digitale diensten klonk een paar jaar geleden misschien nog als een saai beroep. Inmiddels speelt het  een cruciale rol in de digitale onafhankelijkheid van overheidsorganisaties. Dat is de rode draad in het verhaal van Legerstee, ook al zegt hij het niet letterlijk in zijn presentaties. Hij ziet vooral bij gemeenten een duidelijke verandering “Gemeenten laten zich niet meer zo vaak overweldigen door grote technische partijen die hen met moeilijke verhalen in onwrikbare contracten kletsen. Dat is misschien wel een van de grootste veranderingen die ik de laatste 10 jaar in mijn vakgebied heb gezien. En het groeiende besef dat samen inkopen heel veel voordelen oplevert.”

Waarom bundeling van inkoopkracht werkt

Dat “samen”-denken ligt ook aan de basis van de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS). Een van de interventies van de NDS is het formuleren van een gezamenlijke IT-sourcingstrategie (inkoopbeleid) en het bundelen van inkoopkracht. Wie meer inkoopt qua volume of waarde, is immers in een betere positie om eisen te stellen. “Aantallen doen het goed bij leveranciers. Andere aantallen is andere eisen,” aldus Legerstee. Maar volgens hem gaat het om meer dan schaalvoordeel . “Wanneer we met meer zijn, kunnen we ook makkelijker kiezen voor technologie die beter past bij onze publieke waarden. Waardoor we minder afhankelijk worden van de grote technologiebedrijven.”

Eén pakket voor de hele overheid

De Verenging van Nederlandse Gemeenten (VNG) koopt al langer collectief in voor haar 342 leden. Wat Legerstee bezighoudt is: “Als 342 gemeenten gezamenlijk kunnen inkopen, waarom dan niet de hele overheid? Waarom heeft de lokale overheid andere afspraken dan de landelijke?” Op de regiodag Digitalisering van de VNG vertelde hij de aanwezigen over zijn droom van 1 pakket juridische voorwaarden voor de hele overheid. Van gemeenten tot en met het Rijk.

Die ambitie sluit aan bij het werk van het NDS‑team Sourcing & Bundelen Inkoopkracht. Zij onderzoeken hoe gemeenten, provincies, uitvoeringsorganisaties en het Rijk vaker als één opdrachtgever kunnen optreden voor de markt. Dat doen ze door gezamenlijk standaarden te ontwikkelen, inkooptrajecten op elkaar af te stemmen en waar mogelijk vraag en contracten te bundelen. Legerstee: “Zo ontstaat meer schaalvoordeel, een sterkere onderhandelingspositie en meer regie op publieke waarden.”

Voorkom NDA-problemen

Samen inkopen begint met inzicht in bestaande afspraken.  “Dat is niet zo eenvoudig als men misschien denkt,” zei Legerstee in zijn presentatie. “Sommige inkoopcontracten gaan gepaard met een NDA, een non-disclosure agreement. Organisaties mogen niet over de afspraken praten die zij met leveranciers hebben. Zorg dus dat er altijd een zin in het contract staat dat informatie gedeeld mag worden binnen de gehele overheid.”

3 lagen van inkoop

Moeten overheidsorganisaties dan straks allemaal dezelfde diensten en producten inkopen? Nee, zegt Legerstee. Overheidsbrede inkoop heeft volgens hem 3 lagen. “Overheidsorganisaties hebben veel verschillen, maar de basislaag is hetzelfde. Denk bijvoorbeeld aan een cloud- en een infrastructuur voor de opslag en verwerking van data. Die bieden een mooi uitgangspunt voor een raamwerk voor de markt.” Samen betekent niet altijd met iedereen, benadrukt Legerstee. “Niet iedere organisatie kan op hetzelfde moment instappen in het raamwerk. Iedereen heeft een eigen tempo. Maar het is er wel voor ze wanneer ze eraan toe zijn.”

Op die basis ligt de tweede laag, dat is wat domeinen gemeen hebben. “Denk aan het sociaal domein, waar 4 of 5 partijen samen dezelfde bouwblokken gebruiken in hun dienstverlening naar de burger.” De derde laag zijn de specifieke toepassingen, die soms zelfs per gemeente verschillen. “Die moet je ook specifiek houden,” zegt Legerstee. “Concentreer de inkoop op de generieke delen en kijk wat daar kan. Dan wordt onze koopkracht veel duidelijker. Wat te specifiek is, moeten we niet direct gezamenlijk willen doen. Laten we beginnen met wat we gemeenschappelijk hebben.”

Het bericht Samen inkopen als opstap naar meer digitale autonomie verscheen eerst op Digitale Overheid.