“Stap eens uit dat vergaderzaaltje”

Werk in uitvoering: Routekaart Digitale Autonomie

De NDS-prioriteit Digitale Weerbaarheid en Digitale Autonomie werkt aan een Routekaart Digitale Autonomie. Om die te vertalen naar de dagelijkse praktijk, schakelde het programmateam 2 ontwerpers in. Zij helpen ambtenaren anders te kijken naar organisaties, mensen en processen. En vooral om anders te handelen. 

Michel Osseweijer is programmamanager Digitale Autonomie. Hij gelooft in de meerwaarde die ontwerpers kunnen bieden bij dit traject. “Hoe gaan wij als programmamanagers vaak te werk? We regelen een vergaderzaal met tafels in U-vorm en we praten. We maken een document, laten dat vaststellen en daarin staat dan wat mensen moeten gaan doen. Dat wilden we deze keer anders.”

Samen de puzzel leggen

De Routekaart Digitale Autonomie is een gezamenlijke koers die ontstaat door de kennis, ervaringen en inzichten van alle medeoverheden samen te brengen, zegt Osseweijer. “De input voor de routekaart komt van vertegenwoordigers van alle medeoverheden; van Rijk en provincies tot gemeenten en waterschappen.”

Die vertegenwoordigers kwamen bijeen op een werksessie in Utrecht. Daar vertaalden ze de abstracte opgave van digitale autonomie naar hun dagelijkse praktijk. De dag stond in het teken van samen de puzzel leggen: ervaringen delen, dilemma’s verkennen en gezamenlijk te bepalen welke stappen nodig zijn om digitale autonomie concreet en uitvoerbaar te maken. “Onze ambitie is dat de routekaart uitgroeit tot een kompas dat aansluit op de praktijk van alle betrokken overheden”, zegt Osseweijer.

In beweging komen

Daartoe had hij de hulp ingeroepen van Caroline Beck en Juliëtte van Driel van Livework Studio. De taak van deze ontwerpers was niet het oplossen van een specifiek probleem, maar mensen laten ervaren hoe zij in beweging kunnen komen. “De weg naar de digitale autonomie is een transitie”, legt Beck uit. “Transities zijn vaag, eng en ingewikkeld. Met kleine voorbeelden maken we zo’n begrip concreter, prikken we door de vaagheid heen.”

Van Driel vult aan dat “juist bij transities in de digitale wereld” de rol en plaats van de mens belangrijk is. “Bij innovatie wordt heel snel gedacht aan technologie, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Sociale interventies zijn soms veel nuttiger. De oplossing zit vaak in ander gedrag van mensen. Dat laten we hen ervaren met ogenschijnlijk simpele oefeningen.”

Autonomie concreet maken

Een ander doel van de dag was een concreet beeld krijgen van de transitie. Beck: “De politiek zegt dat 30 procent van overheidstechnologie autonoom moet zijn. Dan vragen wij: welke diensten van uw organisatie zijn dermate kritiek dat ze ondersteuning nodig hebben van autonome IT?”

Met doorvragen kwamen deelnemers tot concrete voorbeelden. Dat bij een aanslag de belangrijke tunnels nog wel toegankelijk zijn. Dat bij stroomuitval de bruggen blijven werken. Maar ook de autonome werkplek is een voorbeeld, en het opslaan van data met behoud van regie. Beck: “Het verzamelen van concrete voorbeelden maakt dat mensen makkelijker met elkaar praten over de bovenliggende thema’s van de transitie.”

Instrumenten voor ambtenaren

In de gereedschapskist van ontwerpers zitten onder andere verbeelding en experimenteerkracht. Beck erkent dat deze instrumenten voor veel ambtenaren ingewikkeld zijn om mee te werken. “Onder de aarzeling om te experimenteren, schuilen fundamentele, ambtelijke waarden. Die zijn heel belangrijk en die respecteren wij ook. Als overheid wil je niet met burgers ‘spelen’, daar zijn ze te belangrijk voor. De overheid wil zekerheden inbouwen, omdat ze geen oplossingen wil die het slechter maken voor een burger. Dat zit ingebakken in de manier van werken. Maar er zijn ook manieren te vinden om toch mogelijkheden te creëren.”

Verbeelding als spier

Van Driel zegt dat verbeeldingskracht een spier is die mensen kunnen trainen. “Ambtenaren gebruiken verbeeldingskracht vaak niet als middel. Dat is ook niet de manier van werken van de overheid, zij gaat over regels en processen en structuren. Op zo’n dag geven wij mensen daar hulpmiddelen voor. We vragen bijvoorbeeld om een concept visueel te maken. Soms merken we dat mensen niet aan een tekening beginnen, omdat ze denken dat die gelijk perfect moet zijn. Dan bouwen we de oefening om, waardoor een heel andere ervaring ontstaat. Een ontwerpende aanpak geeft mensen een push om de enorme vakinhoudelijke kennis die ze hebben te verwoorden of te verbeelden.” Beck vult aan: “Bij de overheid is taal de manier om zaken uit te leggen. Er staan maar zelden plaatjes in een Kamerbrief.”

Vragende peuters

Nieuwsgierigheid is ook een belangrijk instrument. Van Driel lacht wanneer ze aangeeft vragen van klanten heel vaak te beantwoorden met wedervragen. “Omdat we willen weten welke behoeftes echt spelen in de organisatie. In die zin lijken we soms op peuters. We bevragen alles. Wat is dat? Waarom doen jullie dat zo?”

Beck valt haar bij: “Onze klanten zijn de experts, dus laat hen ons maar vertellen hoe het zit. Wat wij doen, is ruimte creëren waarbinnen mensen mogen experimenteren, leren en falen. Dat laatste is belangrijk. Een pilot bij de overheid is zo goed voorbereid dat hij haast niet kan falen. Maar pilots zijn juist bedoeld om te onderzoeken. Als een pilot mislukt bij een ontwerper, dan denkt die: we gaan het nog een keer doen, maar dan anders, zodat we leren wat wel werkt.”

Kers op de taart

Osseweijer kijkt zeer tevreden terug op de werksessie. “Deze hele dag was perfect ontworpen: de setting, het programma, de hulpmiddelen; over alles was nagedacht. En omdat de deelnemers van alle overheden kwamen, was er extra veel interactie. Ik zag hoe mensen reageerden, hoe ze tot nieuwe inzichten kwamen. Ogenschijnlijk simpele opdrachten zijn ontworpen om echt hout te snijden. Zoals een deelnemer die tijdens een oefening met pingpongballen opeens het verband legde met de transitie waar ook hij in zit. Dat was de kerst op te taart, dan weet je als organisatie: we hebben mensen geraakt.”

In oktober volgt een webinar waarin het programmateam Digitale Autonomie de concrete resultaten van deze werksessie deelt. Houd deze evenementenpagina in te gaten om je aan te melden.

Het bericht “Stap eens uit dat vergaderzaaltje” verscheen eerst op Digitale Overheid.