Uw mail komt niet aan: SPF, DKIM en DMARC uitgelegd

Een offerte die in de spammap belandt kost u een opdracht en u merkt het pas als de klant belt. Meestal ligt het niet aan de tekst van de mail, maar aan drie instellingen die bij uw domeinnaam horen. Google en Microsoft eisen die inmiddels, zeker als u meer dan een handvol berichten per dag verstuurt.

SPF: wie mag namens u mailen?

Het SPF-record is een lijstje van servers die mail mogen versturen met uw domeinnaam als afzender. Staat de server van uw mailprogramma er niet in, dan ziet de ontvanger dat als een aanwijzing voor misbruik. Vergeet niet de partijen die namens u mailen: uw boekhoudpakket, uw nieuwsbriefdienst en uw webshop.

Let op: er mag maar één SPF-record per domein staan. Twee records betekent dat geen van beide telt.

DKIM: een handtekening onder elk bericht

Met DKIM zet uw mailserver een digitale handtekening onder elk bericht. De ontvanger controleert die handtekening met een sleutel die in uw DNS staat. Klopt hij, dan weet de ontvanger dat het bericht onderweg niet is aangepast. U zet DKIM aan in uw mailomgeving, daarna plaatst u de sleutel die u krijgt in de DNS.

DMARC: wat moet er gebeuren als het niet klopt?

DMARC vertelt de ontvanger wat hij met een bericht moet doen als SPF of DKIM niet in orde is, en waar hij rapporten naartoe stuurt. Begin altijd voorzichtig:

1. Zet DMARC op none. U verandert nog niets, u ontvangt alleen rapporten.
2. Bekijk twee tot vier weken wie er namens u mailt. Vaak zit daar een systeem tussen dat u vergeten was.
3. Zet daarna de regel strenger: eerst quarantine, later reject.

Meteen op reject beginnen is de bekendste fout. U blokkeert dan uw eigen facturen uit een systeem waar niemand aan dacht.

Zo controleert u het

Stuur een testbericht naar uw privéadres en open de berichtkop. Daar staat per regel of de controle geslaagd is. Online testdiensten doen hetzelfde in één oogopslag.

Staat uw domein bij ons, dan zetten wij deze drie records voor u klaar en kijken we mee in de DMARC-rapporten tot alles goed loopt.