Met vakantie: de IT-checklist voor uw bedrijf

In de zomer draait het bedrijf door met minder mensen. Juist dan komt een storing hard aan, want degene die er normaal over gaat ligt aan het strand. Een uur voorbereiding scheelt een verstoorde vakantie.

Bereikbaarheid

• Stel afwezigheidsberichten in met een collega als contactpersoon, niet alleen met de mededeling dat iemand weg is.
• Pas de openingstijden in de telefooncentrale aan en controleer waar de wachtrij naartoe gaat als niemand opneemt.
• Zorg dat het algemene e-mailadres door minstens twee mensen gelezen wordt.

Toegang en beslissingen

Leg vast wie er tijdens de vakantie mag beslissen over een storing en tot welk bedrag. Zorg dat die persoon bij de wachtwoordkluis kan en bij ons bekend is als contactpersoon. Wij mogen niet zomaar iemand toegang geven die niet op de lijst staat, en dat is precies op zo'n moment lastig.

Geld en verlengingen

Controleer of er domeinnamen, certificaten of licenties aflopen in de periode dat u weg bent. Een domeinnaam die verloopt haalt uw website en uw mail tegelijk onderuit. Zet automatische verlenging aan waar dat kan.

Updates en back-ups

Plan grote updates niet vlak voor een vakantie. Doe ze twee weken van tevoren, dan komen kinderziektes aan het licht terwijl er nog mensen zijn om ze op te lossen. Controleer voor vertrek of de laatste back-up geslaagd is en of iemand weet hoe die teruggezet wordt.

Veiligheid

De zomer is hoogseizoen voor factuurfraude, juist omdat vervangers minder goed weten wat normaal is. Spreek af dat een gewijzigd rekeningnummer altijd telefonisch wordt nagebeld, op een nummer dat al bekend is en niet op het nummer uit de mail.

Wij kijken mee

Klanten met een beheerovereenkomst krijgen van ons een bericht als er in de vakantieperiode iets afloopt of als een back-up faalt. Laat uw vervanger even weten wie bij ons contactpersoon is, dan kunnen wij meteen schakelen.